O problema
O desenvolvimento de embalagens era um dos processos mais críticos da operação. As informações necessárias para criar uma embalagem vinham de diferentes áreas e fornecedores, sem um fluxo padronizado de validação.
Cada projeto dependia de diversas revisões, comunicação constante entre Brasil e China e aprovação direta da diretoria para garantir que as informações técnicas estivessem corretas antes da produção.
Além de tornar o processo lento, essa dinâmica aumentava significativamente o risco de retrabalho, atrasos e erros de fabricação. Um dos principais desafios era a qualidade das informações técnicas fornecidas pelos fabricantes, que frequentemente chegavam incompletas ou incorretas e precisavam ser verificadas antes da aprovação final.
Na prática, a empresa conseguia concluir entre 3 e 5 embalagens por dia, e mesmo assim ainda dependia da revisão da diretoria para seguir para produção.
O objetivo
O projeto tinha cinco objetivos principais:
- Padronizar o processo de desenvolvimento de embalagens.
- Reduzir erros de produção.
- Diminuir o tempo de desenvolvimento.
- Estruturar uma comunicação eficiente entre equipes e fornecedores no Brasil e na China.
- Criar um processo escalável, capaz de acompanhar o crescimento da empresa sem aumentar a dependência da diretoria.
O que foi construído
Após mapear os gargalos do processo, estruturei um fluxo operacional inspirado em Kanban, testado e pivotado até obtermos o modelo definitivo para acompanhar o desenvolvimento de todas as embalagens da empresa.
Cada embalagem passou a percorrer um conjunto fixo de etapas:
Solicitação
Criação
Validação
Avaliação Técnica
Copy e Legislação
IA
Arte-final
Aprovação
Fornecedor
Finalizado
Além dessas etapas, foi criada uma coluna permanente de Corrigir, utilizada por todas as áreas. Sempre que uma inconsistência era identificada, a embalagem retornava apenas para o responsável pela etapa correspondente, mantendo o restante do fluxo preservado e evitando retrabalho desnecessário.
Cada participante possuía um SLA interno de até 48 horas para movimentar a embalagem para a próxima etapa. Na prática, esse prazo raramente era atingido, permitindo que o fluxo operasse com maior velocidade do que o planejado.
Sistema de Two Checks
O princípio central do processo foi a implementação de um sistema de dupla validação (Two Checks).
Em vez de confiar a qualidade a uma única revisão final, cada disciplina passou a possuir dois momentos independentes de conferência.
No Design, por exemplo:
1º check: Criação
2º check: Arte-final
Durante esse percurso, a IA também realizava verificações de apoio, reduzindo erros textuais e inconsistências simples antes da liberação.
No conteúdo, o mesmo conceito foi aplicado:
1º check: Solicitação / Briefing
2º check: Revisão de Copy e Legislação
A IA também apoiava essa etapa, auxiliando na identificação de inconsistências de texto, ortografia e requisitos regulatórios, enquanto a validação final permanecia sob responsabilidade humana.
Já as informações técnicas eram conferidas por profissionais da área técnica antes do envio aos fornecedores, reduzindo problemas decorrentes de especificações incorretas.
Dessa forma, cada informação crítica era validada por pelo menos duas etapas independentes antes de seguir para produção.
Organização da equipe
O processo foi estruturado para integrar profissionais de diferentes áreas em um único fluxo operacional:
2 Designers
1 Arte-finalista
2 profissionais da Importação
1 Copywriter
Equipe Técnica
IA aplicada à revisão textual e apoio à conferência de requisitos (Final de 2025)
Fornecedores brasileiros e chineses
Cada participante possuía responsabilidades claramente definidas, eliminando sobreposição de atividades e reduzindo dependências entre áreas.
Padronização Técnica dos Arquivos
Com base na experiência adquirida ao longo de 15 anos em design de embalagem, entre agências especializadas e atuação in-house, foi desenvolvido um padrão técnico para a construção dos arquivos de produção, garantindo consistência, redução de erros e maior previsibilidade na comunicação com fornecedores brasileiros e chineses.
O sistema definiu o uso de dois softwares como base do processo:
Adobe Illustrator (.AI) como arquivo principal de produção vetorial.
Adobe Photoshop (.PSD) para tratamento e gerenciamento de imagens.
Além da padronização das ferramentas, todos os arquivos passaram a seguir uma estrutura única de camadas (layers), permitindo que qualquer fornecedor localizasse rapidamente cada elemento técnico da embalagem.
Estrutura padrão (Illustrator) - Camadas
Fundo - bg
Imagens - image
Arte - art
Verniz - uv effect
Faca - dieline
Camadas Versão Heroes
Fundo - bg
Imagens - image
Arte - art
Hot Stamp Prata - silver hotstamp
Verniz - uv effect
Alto-relevo - emboss effect
Faca - dieline
Os nomes das camadas passaram a ser definidos em inglês após alinhamentos técnicos com os fornecedores chineses, adotando nomenclaturas amplamente utilizadas na indústria gráfica internacional. Essa padronização reduziu ambiguidades de interpretação e tornou a comunicação técnica mais eficiente entre equipes de diferentes países.
Como complemento, todos os arquivos passaram a incluir instruções técnicas diretamente na área de trabalho (pasteboard), contendo orientações de produção, observações específicas da embalagem, alertas de impressão e recomendações de acabamento em português, inglês e chinês, garantindo que todas as informações críticas acompanhassem o arquivo durante todo o processo produtivo.
Por que essa arquitetura fez sentido
O novo processo deixou de depender da revisão de uma única pessoa e passou a distribuir conhecimento e responsabilidade entre especialistas.
Papéis claramente definidos
Cada profissional passou a atuar apenas nas decisões relacionadas à sua especialidade, reduzindo retrabalho e eliminando dúvidas sobre responsabilidades.
Comunicação estruturada
Foi estabelecido um fluxo único de comunicação entre Design, Marketing, Importação, equipe Técnica e fornecedores brasileiros e chineses, reduzindo perdas de informação ao longo do desenvolvimento.
Validação técnica antecipada
As especificações enviadas pelos fabricantes passaram a ser analisadas antes da arte-finalização, diminuindo significativamente problemas decorrentes de informações técnicas incorretas.
Processo padronizado
O desenvolvimento deixou de depender da experiência individual de cada colaborador e passou a seguir um fluxo documentado, replicável e previsível.
Escalabilidade
Com a padronização do processo e a distribuição das responsabilidades, foi possível aumentar significativamente a capacidade produtiva da equipe sem ampliar a estrutura operacional.
Resultado
O processo deixou de depender da diretoria para validações operacionais.
A equipe passou a trabalhar utilizando um fluxo visual único, com responsabilidades distribuídas, checkpoints definidos e comunicação padronizada entre Brasil e China.
Como resultado:
redução de 98% dos erros de produção;
aumento da capacidade produtiva de 3–5 para 10–15 embalagens finalizadas por dia;
eliminação da revisão operacional da diretoria;
maior previsibilidade do desenvolvimento;
redução significativa do retrabalho;
padronização da comunicação entre Design, Marketing, Copy, Técnico, Importação e fornecedores.
Período
2022 — Diagnóstico da operação, mapeamento dos fluxos, fornecedores e gargalos do processo de desenvolvimento de embalagens.
2022–2023 — Implantação, evolução e consolidação do sistema de desenvolvimento de embalagens, integrando equipes internas e fornecedores do Brasil e da China.
Papel
Design Sr/Design Lead — responsável pelo diagnóstico e redesenho do processo de desenvolvimento de embalagens, definição da arquitetura operacional, estruturação da equipe multidisciplinar, padronização da comunicação entre Design, Marketing, Técnico, Importação e fornecedores brasileiros e chineses, implementação do sistema de validação em duas etapas (Two Checks) e liderança da implantação do novo fluxo operacional.